La stampante giusta per un piccolo ufficio amministrativo. Come sceglierla?

La stampante è uno strumento assolutamente indispensabile e tra i più utili per un piccolo ufficio che si occupa di contabilità e amministrazione. Ma come fare a orientarsi nel vasto e vario mercato di questi dispositivi? La scelta non è semplice, mentre il peso è un fattore di minor importante non trattandosi di un prodotto da spostare continuamente. In verità, l'importante non è andare alla ricerca della stampante perfetta, ma valutare con attenzione le esigenze e le peculiarità di un'attività come quella di un piccolo ufficio in cui lavorano al massimo 5 o 6 persone e che si occupa di contabilità e amministrazione: spazi ridotti, numero di dipendenti limitato, stampe (numerose) di documenti di testo, necessità di altri dispositivi come fax, scanner e fotocopiatrice, grande attenzione ai costi. Da qui parte la ricerca del dispositivo ideale...
 

I "must": ingombro ridotto, rete e un'attenzione particolare ai costi
 

Non c'è spazio da perdere
In un ufficio probabilmente non molto grande c'è ovviamente un'attenzione all'uso degli spazi e alla sistemazione dei vari apparecchi. Anche nella scelta della stampante giusta, dunque, le dimensioni del prodotto contano, che sia multifunzione o stampante semplice. Se l'ufficio non è già equipaggiato con fax e fotocopiatrice, allora la scelta migliore in termini di spazio è l'acquisto di una multifunzione, che in un unico ingombro ingloba più prodotti e che potrebbe costare meno della somma di tutti gli altri (ma se si guasta, il rischio è di rimanere senza nessuno di questi). Certo, le dimensioni qui salgono, ma probabilmente sempre meglio che avere quattro apparecchi distribuiti nelle varie stanze o accatastati su un unico mobile. È bene sapere che la stampante laser, ad esempio, ha un ingombro e un peso più elevati rispetto alla inkjet.
 

Connessa in rete, sempre
È assolutamente necessario che la stampante sia collegata alla rete locale dell'ufficio a cui sono connessi i vari computer dell'azienda. Un'unica stampante, dunque, per tutti i dipendenti che dalla loro postazione potranno stampare i vari documenti che si trovano in locale o sul server ed eventualmente accedere anche alla funzione scanner della multifunzione. Al momento dell'acquisto, dunque, è necessario verificare la presenza della porta Ethernet e le funzionalità di rete concesse (solo stampa o anche scansione ed eventuale invio di documenti via email). Se la connessione alla LAN è un requisito indispensabile nelle realtà aziendali, le stampanti più recenti vi aggiungono svariate funzionalità smart: grazie all'uso delle app permettono la stampa da smartphone e tablet non solo quando ci si trova in ufficio ma anche fuori tramite Internet; spesso, infatti, basta mandare un'email alla stampante per "ordinare" la stampa del documento allegato oppure, quando si è in ufficio, è possibile effettuare la scansione di un documento che verrà salvato automaticamente in cloud.

Fax, scanner e fotocopiatrici sono compagni preziosi
In un ufficio amministrativo capita ancora di dover inviare un fax, le fotocopie spesso servono e la digitalizzazione di un documento cartaceo è un'esigenza sempre più sentita e attuale. Se, dunque, non si possiedono già come dispositivi separati, la scelta migliore è una multifunzione 4 in 1 che include anche la presenza di fax: nel caso, bisogna sincerarsi, prima dell'acquisto, che il collegamento telefonico della linea fax arrivi nel punto in cui si vuole installare la stampante multifunzione.

Documenti che durano nel tempo
I documenti cartacei burocratici, contabili e amministrativi devono essere conservati per anni e richiedono spesso di essere correttamente archiviati nei classici faldoni e cartelline. Al momento della scelta, dunque, è bene sapere che la tecnologia alla base dei dispositivi di stampa a getto di inchiostro (almeno nelle sue declinazioni più economiche) può causare sul foglio il classico "effetto bagnato" e che la stampa è più facilmente "attaccabile" nel tempo, per esempio dall'umidità.
 

Non conta solo il prezzo di acquisto ma vanno valutati tutti i costi di esercizio
Un ufficio, soprattutto se di piccole dimensioni, deve necessariamente prestare grande attenzione ai costi, che riguardano non solo il prezzo di acquisto del prodotto ma anche quelli legati al consumo di inchiostri ed energia elettrica. Acquistare una stampante economica non è sempre e necessariamente un buon affare: spesso i consumabili, soprattutto in caso di stampa frequente, ne mettono in discussione la convenienza in solo pochi mesi di gestione. Ovviamente la scelta migliore dipende strettamente dai volumi di stampa.

Prima dell'acquisto è bene stimare, almeno a grandi linee, quale sarebbe per ogni modello selezionato il "total cost of ownership", ovverosia il costo totale annuo di gestione della stampante. Per fare questo, all'ammortamento della spesa iniziale (l'ammortamento ordinario per le stampanti è di 5 anni) vanno sommati i costi annui dei consumabili e, sia pure in misura (molto) minore rispetto ai PC aziendali, anche una spesa media per gli interventi di setup e manutenzione: per quanto concerne il costo dei consumabili, ci si può basare con buona approssimazione sulle dichiarazioni dei produttori di cartucce (o toner) che normalmente stimano il numero di pagine stampabili con ogni "muta".  A questo proposito, non bisogna farsi ingolosire dal solo prezzo basso delle cartucce o toner: questo va sempre confrontato con l'autonomia di stampa che la cartuccia (o toner) garantisce. Va poi stimato il numero di pagine annue che si stamperanno: a questo scopo, se non si è all'inizio dell'attività, basta controllare gli acquisti di carta effettuati nell'ultimo anno e, con buona approssimazione, ritenere i fogli consumati pari al fabbisogno medio annuale di stampa (leggi anche il confronto tra tecnologia Epson Ecotank e HP Pagewide). A questo punto, ci sono tutti gli elementi per fare un confronto formale sul costo delle diverse soluzioni selezionate. Ma il nostro consiglio è di, come prima cosa, identificare i modelli che rispondono ai propri requisiti funzionali e solo a preselezione fatta farsi guidare dal fattore economico. Nel caso, puoi valutare una soluzione di noleggio operativo.
 

Questo sì, questo no: a ogni esigenza la giusta scelta
 

Laser e getto di inchiostro: tecnologie diverse, diverse prestazioni

Laser e inkjet sono due tecnologie di stampa entrambe mature ma molto diverse che di conseguenza danno vita a prodotti con prestazioni diverse. La stampante a getto di inchiostro può avere un prezzo inferiore, così come una muta di cartucce può essere più economica del toner (ma non necessariamente è più basso il costo di stampa), ma il vero punto di forza è la possibilità di stampare a colori sin dai prodotti meno ingombranti e di fascia più bassa; alcune inkjet sono poi particolarmente adatte alla stampa fotografica (che però dovrebbe essere negli uffici un bisogno occasionale). Le stampanti laser generalmente sono più veloci e richiedono meno manutenzione dato che il toner va sostituito meno sovente; inoltre, è meno soggetto a problemi di stampa legati a un non costante utilizzo. Il costo è generalmente più alto, soprattutto per i modelli in grado di stampare a colori: per quanto riguarda questi modelli, bisogna considerare il fatto che praticamente tutte le stampanti, anche di livello “entry”, permettono ormai la sostituzione dei toner dei singoli colori (CMY, ovvero ciano, magenta e giallo), cosa che incide positivamente sul costo di gestione.
 

Il colore è importante ma non fondamentale
La stampa a colori in un ufficio amministrativo potrebbe non essere fondamentale. Il lavoro si svolge soprattutto intorno a documenti amministrativi, contabili e burocratici, come fatture, contratti, modulistica, lettere, ecc. Questi documenti sono perlopiù costituiti da testo e tabelle in bianco e nero. Ma, soprattutto nei piccoli uffici, la carta intestata prestampata è rara e spesso si ha l'esigenza di stampare il logo dell'azienda direttamente sui fogli bianchi: in questi casi la scelta del colore è più che opportuna e valgono le considerazioni di cui sopra: la possibilità, nel caso di inkjet e laser, di sostituire solo il colore esaurito incide positivamente sul costo totale d'esercizio.

Ma quanto stampi?
Tra i dati forniti dai produttori c'è il numero di stampe al mese suggerito per un funzionamento ideale della stampante. È bene fare indicativamente un conteggio del numero di stampe medio al mese e poi scegliere un prodotto che possa stamparne in tutta tranquillità... un po' di più, ma non troppo. Una stampante chiamata a produrre volumi molto più alti di quelli per la quale è stata progettata probabilmente andrà incontro a qualche problema meccanico o di surriscaldamento.

 

Il formato A4 per molti ma in certi casi è meglio l'A3

Il formato più usato da questo tipo di ufficio è sicuramente l'A4, ma capita spesso che i fogli soprattutto relativi alla contabilità siano infinite tabelle piene di numeri. In tal caso la scelta di una stampante in grado di gestire il formato A3 è consigliata, ma l'ingombro e i costi iniziali salgono.

Stampa fronte/retro: carta e spazio risparmiati
La possibilità di stampa automatica fronte/retro è una caratteristica da valutare con attenzione, soprattutto in un'ottica di contenimento dei costi della carta e di minore ingombro dei documenti nei raccoglitori.

Vassoi carta, meglio se multipli e capienti
Un'altra caratteristica importante è la presenza di più cassetti carta: si tratta di una funzione molto utile nel caso si debba stampare a volte su carta bianca e a volte su carta intestata o prestampata. La stessa caratteristica risulta comoda quando si abbia la necessità di stampare alternativamente su formati diversi di carta (per esempio A4, A5, buste). Per ogni cassetto va comunque valutata la capienza: se troppo bassa, si costringe l'operatore a frequenti rabbocchi di carta.
 

Wi-Fi sì o no?
Alcuni modelli di stampanti hanno anche la possibilità di connessione Wi-Fi. Il principale vantaggio è che la stampante può essere posizionata anche dove non c'è un punto di rete: basta una presa di corrente elettrica e si è operativi.
 

La stampa da dispositivi portatili
Alcune stampanti risultano nativamente compatibili con la stampa da dispositivi mobili, come smartphone e tablet. I dispositivi Apple usano generalmente lo standard AirPrint, mentre per quelli Android ci si può orientare verso le stampanti compatibili con Google Cloud Print.
 

Veloce ma non troppo
Se i documenti da stampare sono molti, è possibile che si creino lunghe code di stampa che farebbero perdere minuti preziosi agli impiegati riducendo alla lunga la produttività dell'ufficio. Occorre dunque sempre valutare la velocità di stampa di un dispositivo (indicata normalmente in pagine al minuto, spesso con valori differenziati per bianco e nero e colori). Normalmente le stampanti laser sono decisamente più veloci, ma va considerato che all'inizio della stampa in qualche modello è necessario un riscaldamento (soprattutto se la stampante è inizialmente spenta o in stand-by) che può allungare il tempo della prima stampa: non a caso spesso viene dato anche questo parametro.