Contratto costo copia: significato e vantaggi

Guida all'acquisto
28/03/2019 Danilo Pagnin 819

Il contratto costo copia è un servizio simile al noleggio operativo con incluso un tetto di stampe mensili, offerto alle aziende e ai professionisti: in questo articolo ti spiego perché ti potrebbe convenire.


I servizi di noleggio operativo si stanno diffondendo sempre più, coinvolgendo ambiti fino a non molto tempo fa esclusi da questo tipo di approccio commerciale. Se ad esempio nel settore automotive è ampiamente utilizzato da tempo, forme affini come il contratto costo copia, che si rivolge a uffici e professionisti che hanno un elevato volume di stampe mensili, non sono ancora particolarmente diffuse. Avere la flotta di auto aziendali in leasing o in noleggio operativo è lo standard di moltissime aziende, mentre avere questa formula per l'utilizzo di PC, monitor o stampanti riguarda ad oggi per lo più alcune grandi aziende, molto meno le piccole e medie o i professionisti. Il fatto che un colosso come IKEA abbia in tempi recentissimi iniziato a proporre servizi di noleggio mobili, dice di un crescente interesse del mercato per il noleggio operativo di beni strumentali, in parallelo con un ciclo economico molto diverso rispetto a quello di alcuni decenni fa, contraddistinto da aziende che restavano quasi immutate per lunghi periodi in un mercato decisamente più statico di quello attuale. Il contratto costo copia si inserisce in questo filone, con caratteristiche specifiche che lo rendono molto appetibile per aziende e professionisti. Ti spiego nel dettaglio di cosa si tratta. 
 

Costo copia: significato

In estrema sintesi, il servizio costo copia è caratterizzato da un contratto tra un'azienda o professionista e una società di fornitura che provvede all'installazione, configurazione e manutenzione completa (consumabili compresi, ovviamente) di macchine fotocopiatrici o multifunzione (sia laser che inkjet) dietro il pagamento di un canone mensile. Solitamente i contratti hanno una durata minima di 2-3 anni e prevedono un tetto massimo di copie mensili, superato il quale occorre pagare una differenza -definita contrattualmente- per ogni copia in più (mettiamo il caso, 0,05 centesimi), da saldare a scadenze stabilite. Una volta firmato il contratto tra fornitore del servizio e cliente, tutto sarà a carico del fornitore: la consegna, installazione e messa in opera delle macchine così come la configurazione di rete e le istruzioni sull’utilizzo. Un software controlla in remoto l'avvicinarsi del livello di guardia dei consumabili: quando questi entrano "in riserva", arriva un alert al fornitore automaticamente, che provvede a spedirne di nuovi al cliente. Per farti un paragone, è come se tu stipulassi un contratto triennale per il noleggio di auto aziendali con 2000 km al mese compresi per ciascuna, e tu (oltre al canone) pagassi solo l'eventuale sforamento del tetto kilometrico stabilito, quindi con tagliandi, cambio gomme, assicurazione, bollo ed eventuali ricambi già compresi nel canone.
 

Contratto costo copia: vantaggi

Se hai un'azienda o sei un professionista, non pochi sono i vantaggi nello scegliere il noleggio di stampanti o fotocopiatrici con formula costo copia: vediamone i principali.
 
  • non caricarti dell’onere finanziario dell'acquisto delle macchine tutto in una volta: fotocopiatrici e multifunzione da ufficio infatti possono avere costi molto elevati, fino a varie migliaia di Euro a macchina;
  • usufruire della deducibilità totale del canone di servizio ogni anno, non quindi per quote di ammortamento dedotte nel corso di più anni, come nel caso dell'acquisto di beni aziendali;
  • avere un'assistenza dedicata che interviene entro 24h dalla chiamata, nonché canali di comunicazione privilegiati senza "code" ai tradizionali numeri di assistenza tecnica;
  • non dover pagare parti di ricambio eventualmente da sostituire per tutta la durata del contratto: nel caso di difetti di conformità delle macchine, sarà la società di fornitura a provvedere alla loro riparazione o sostituzione;
  • avere un pacchetto "chiavi in mano" senza dover provvedere alla scelta, all'acquisto e alla messa in opera delle macchine e alla configurazione di rete, nonché al controllo di gestione e ai consumabili;
  • non dover sostenere alcun costo aggiuntivo per lo smaltimento rifiuti tossici: il fornitore del servizio provvede allo smaltimento dei consumabili esausti, che normalmente nelle aziende comporta un costo aggiuntivo; questo significa anche un minor impatto ambientale complessivo.
 

Noleggio stampanti e fotocopiatrici a costo copia: come attivarlo

Ad oggi molti dei contratti di somministrazione di questo tipo di servizio vengono erogati attraverso una rete di agenti fisici che si recano dai potenziali clienti ad illustrare l'offerta: ancora relativamente poco diffusa è la possibilità di acquistare un servizio di costo copia on-line, con tempistiche e procedure molto più rapide, ma il settore è in crescita anche sul WEB. Questa modalità si allinea con l'abitudine ormai consolidata di poter valutare rapidamente diverse offerte, con disclaimer chiari e semplici, e procedere poi all’eventuale acquisto del servizio in pochi click, con grande risparmio di tempo.
Il target ideale sono soggetti che stampano grandi quantità di documenti come studi notarili o legali, copisterie, aziende con logistiche, enti pubblici, Istituti scolastici, ecc.