Con gli accessori giusti, l'ufficio è sempre più digitale

Guida all'acquisto
02/07/2018 Monclick 1119

Se l'obiettivo è la massima produttività, il PC non è sufficiente: l'ufficio va dotato di alcuni di-spositivi fondamentali per l'attività di tutti i giorni e che, nonostante esistano "da sempre", hanno tratto notevole beneficio dall'evoluzione tecnologica.

La digitalizzazione dei processi lavorativi passa anche dall'ufficio. Quando si parla di innovazione tecnologica sui luoghi di lavoro si pensa quasi sempre ai computer, che nel corso dei decenni si sono trasformati in strumenti indispensabili per molte attività, specie tra le pareti di un ufficio. Oltretutto oggi non esiste un solo tipo di PC ma svariati, dalle tradizionali postazioni fisse – che pur sopravvivono senza esitazioni – ai notebook e agli ultrabook, ma senza dimenticare i tablet e tutte quelle configurazioni "ibride" che, a seconda dell'occorrenza, possono svolgere il ruolo del tablet, del notebook e anche del display portatile.

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Alzando lo sguardo dal monitor, tuttavia, sarà impossibile non notare la fitta presenza di molti altri utilissimi strumenti di lavoro che hanno migliorato sensibilmente la propria produttività grazie all’innovazione tecnologica; strumenti che magari esistono da anni e/o da decenni, ma che hanno saputo approfittare delle nuove tecnologie per diventare più versatili, semplici da usare ed efficienti. Dalle lavagne multimediali ai distruggi documenti, passando per etichettatrici, rilegatrici, calcolatrici scriventi, plastificatrici, stampanti all-in-one e lettori di codici a barre, l'ufficio è oggi un ecosistema di apparecchiature dal tasso tecnologico variabile (una lavagna elettronica è ovviamente un prodotto tecnologicamente più avanzato di una plastificatrice), ma sempre in costante evoluzione.

Importante, quindi, saper cogliere le opportunità presenti sul mercato, valutando in maniera corretta le novità introdotte dai modelli più recenti e avanzati e interfacciando il tutto con le reali esigenze dell'attività, unica imprescindibile discriminante. Di seguito, suddivise per tipologie di strumenti, forniamo le indicazioni da ricordare in sede di acquisto (gamma, caratteristiche tecniche, resa, ecc.).

Lavagne multimediali, perfette per i meeting
Ideali per meeting e presentazioni aziendali, le recenti lavagne multimediali coniugano l’immediatezza della lavagna tradizionale con le opportunità offerte dal digitale e dalla multimedialità. La lavagna interattiva multimediale, o LIM, è composta in primo luogo dalla superficie interattiva, un dispositivo elettronico delle dimensioni di una classica lavagna (le diagonali standard vanno dai 77 agli 89 pollici, quindi ben di più di un tradizionale display domestico), con la quale è possibile interagire usando le mani o appositi pennarelli forniti in dotazione. A questo elemento vanno abbinati un proiettore e un computer da acquistare separatamente: in poche parole, il proiettore riproduce il desktop del PC (o qualsiasi programma in esecuzione, come quelli per presentazioni) sulla lavagna, ma anzichè dover interagire da dietro il PC usando il classico mouse o dispositivo affine, ora si può operare direttamente sulla lavagna con le dita o con apposite penne. È possibile arrivare fino a 10 utenti in contemporanea grazie al supporto gesture multi-touch che consente, con le dita, di scorrere le immagini, prendere annotazioni, cancellare e zoomare. In ambito aziendale, il tutto è perfetto per le presentazioni, che da semplici quadri passivi “animati” dal presentatore, possono diventare interattive in tutti i sensi, avvalendosi anche dell'attività degli spettatori. 
 
PROPOSTA
Lavagna multimediale Promethean Cod. ABT78DCPAX2505

Lo strumento indispensabile per conferenze interattive
La lavagna multimediale Promethean è pensata per meeting e convegni in cui interlocutore e pubblico interagiscono. È dotata di un’ampia superficie ad infrarossi da 78 pollici, supporta la scrittura di più utenti e fino a due tocchi simultanei. Il cuore di Promethean è costituito dal videoproiettore ad ottica ultra corta, equipaggiato con lampada a lunga resistenza e risoluzione 1024x768, compatibile anche con il formato 16:9. Il software in dotazione consente di sfruttare al meglio tutte le funzionalità ed è compatibile con i sistemi operativi Windows, MacOS e Linux.

Le LIM sono collegabili al computer tramite un comune cavo USB o, in alcuni casi, via wireless e Bluetooth. Per consentire un perfetto dialogo tra computer e lavagna, tutte le LIM in commercio sono dotate di specifici software compatibili con i principali sistemi operativi (Windows, Mac OS, Linux), da usare per la configurazione e la gestione delle principali funzionalità interattive della lavagna stessa.

La possibilità di connettere due o più LIM consente inoltre l’organizzazione di videoconferenze e lo scambio di dati, grafici e informazioni varie tra più uffici in contemporanea. Tra gli accessori della LIM il principale è il pennarello, che permette di scrivere o utilizzare i comandi sullo schermo. Ne esistono di diversi tipi, a seconda della tecnologia impiegata dallo schermo: con batteria, senza, ricaricabili. In alcuni modelli è possibile anche usare i normali pennarelli colorati e cancellabili perché la lavagna e il software riconoscono quanto scritto su qualsiasi superficie, ottimizzando di fatto la spesa. Spesso in dotazione anche superfici di lavoro addizionali per rendere il lavoro di squadra più comodo, telecomandi per risposte a distanza e minischermi di supporto da tenere in mano, collegabili alla rete tramite il computer principale. Da spente, le LIM possono essere utilizzate come comuni lavagne bianche cancellabili.

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Ufficio ordinato e professionale con le nuove etichettatrici
Le etichettatrici sono un ottimo strumento per mantenere in ordine e catalogare i molti documenti prodotti quotidianamente da un ufficio, perchè nonostante l'innegabile processo di digitalizzazione, buona parte dei documenti è ancora su supporto cartaceo. Tutto questo oltre a una serie di utilizzi specifici, come l'etichettatura di laboratorio, la marcatura dei cavi di rete/elettrici e via dicendo. All’interno di realtà aziendali, pubbliche o private, in cui si opera ogni giorno con dossier, fascicoli e documenti di tipo cartaceo le etichette si rivelano di fondamentale importanza per schedare le pratiche e assegnare ad ognuna, tramite l’utilizzo del PC, un numero di protocollo. Un metodo semplice per avere sempre un riferimento univoco che facilita la successiva ricerca degli incartamenti. 
Esistono tre grandi famiglie di etichettatrici: vere e proprie stampanti miniaturizzate per creare etichette professionali per posta, pacchi e supporti vari, etichettatrici da scrivania ed etichettatrici portatili che consentono la stampa su nastri speciali, particolarmente indicati per applicazioni su fascicoli e documenti. In sede di acquisto, oltre alle dimensioni e alla finalità del prodotto, ci sono altri parametri da tenere a mente. Innanzitutto, il numero di stili di stampa preimpostati nel software: più ce ne sono, più possibilità di personalizzazione avremo. Con alcune è anche possibile, con un apposito software, stampare codici a barre.

PROPOSTE
Etichettatrice Dymo Labelmanager 280

Il modo più semplice e immediato per catalogare i documenti
Dymo LabelManager 280 è perfetta per etichettare cartelle, scaffali, apparecchiature e qualsiasi altro documento presente in ufficio. La pratica tastiera estesa di tipo qwerty ed i tasti di formattazione rapida one-touch consentono di impostare facilmente lo stile più adatto, correggere il testo e stampare in pochi secondi etichette da 6, 9 e 12 mm in molteplici colori. La batteria ricaricabile evita sprechi di batterie usa e getta mentre la possibilità di collegarla al PC garantisce un livello di personalizzazione elevato, consentendo di selezionare carattere e dimensione fra i tanti disponibili.
Etichettatrice Brother P-touch P900W0

Instancabile e precisa, per creare archivi con etichette personalizzate
Grande affidabilità e precisione sono le peculiarità dell’etichettatrice desktop professionale Brother PT-P900W. Il dispositivo può connettersi a PC o Mac grazie al cavo USB o al Wi-Fi ed utilizzare etichette laminate da 3,5 fino a 36 mm, particolarmente resistenti agli agenti atmosferici, oppure classiche etichette termo-restringenti da 5,8 fino a 23,6mm. La batteria al litio consente l’utilizzo con un laptop anche in assenza di una fonte di energia elettrica. In dotazione il software P-touch Editor per progettare etichette professionali con immagini, loghi e codici a barre.

Stesso discorso per le dimensioni delle etichette stampabili e per la risoluzione di stampa che, come in una qualsiasi stampante da ufficio o consumer, si esprime in DPI.
Da considerare anche il materiale dell'etichetta: esistono infatti etichettatrici che possono stampare, oltre che su carta, su plastica, metallo e materiali speciali da applicare agli oggetti tramite stiratura. Di fondamentale importanza, poi, è l'interfaccia: alcuni modelli dispongono di tastiera integrata e display, aspetto che facilita non poco l'inserimento dei testi delle etichette, ma versioni evolute si avvalgono di software dedicati che consentono di utilizzare un PC debitamente connesso all'etichettatrice come interfaccia di composizione, il che ovviamente rende tutto molto più semplice, soprattutto quando si tratta di stampare volumi non indifferenti di etichette. Sarà infine utile considerare il tipo di alimentazione: i modelli portatili funzionano con comuni batterie stilo AA oppure con una batteria al litio ricaricabile simile a quella degli smartphone, altri si collegano direttamente al PC tramite porta USB, altri ancora sono del tutto indipendenti e si collegano a una normale presa di corrente.

Ordine ed efficienza: ci vuole una rilegatrice
Rilegare fogli e documenti sparsi è di vitale importanza nella gestione di un ufficio. Le moderne rilegatrici disponibili sul mercato possono essere suddivise in base al tipo di rilegatura che effettuano: a dorsi plastici, a dorsi metallici e a caldo. Le prime due opzioni sono sicuramente le più diffuse e, per certi versi, le più pratiche. I documenti risultano rilegati in modo saldo e sicuro, con la flessibilità dei dorsi plastici che si fa preferire per comodità, resistenza e leggerezza, nonostante quelli metallici conferiscano al lavoro finito un tocco di professionalità aggiuntivo.
Il meccanismo di funzionamento è quello tradizionale, con una prima fase di foratura del bordo dei fogli e la seconda di rilegatura vera e propria: qui occorre soprattutto verificare due aspetti, ovvero la capacità massima di perforazione e quella di rilegatura. Con la prima espressione si intende il numero massimo di fogli che la macchina è in grado di perforare in un'unica passata (siamo nell'ordine di qualche decina), mentre il secondo è proprio la dimensione massima (sempre in numero di fogli) del fascicolo che la macchina può rilegare. Attenzione ovviamente ai formati: l'A4 è un classico per casa e ufficio, ma ci sono anche macchine in grado di rilegare formati più ampi.

PROPOSTA
Rilegatrice GBC Combbind c340

Progetti rilegati e sempre in ordine, addio fogli sparsi
Accessorio immancabile per mettere insieme progetti cartacei, opuscoli e dispense, la rilegatrice Combbind C340 proposta da GBC è in grado di perforare fino a 25 fogli e rilegare fino a 450 fogli. Integra un sistema di centratura automatico e separazione dei fogli per avere plichi perfettamente allineati. Presente anche un pratico cassetto degli sfridi, barra di perforazione bi-laterale e selettore del diametro.

La rilegatura a caldo (o termica) invece è preferibile se intendete impilare o inserire in archivio i documenti (gli anelli creano un minimo di spessore che in certe situazioni può risultare scomodo), oppure se volete ottenere un elegante effetto libro. Il meccanismo di funzionamento si basa su delle copertine (note anche come termocopertine) ricoperte da un sottilissimo strato di colla che, una volta a contatto con il calore della piastra della macchina, si scioglie e fissa i fogli tra loro. Come detto, il risultato è in assoluto il migliore sotto il profilo estetico e per quan-to concerne la riduzione degli ingombri. Anche qui va tenuto in considerazione il numero massimo di fogli rilegabili: i modelli più performanti arrivano a 600 fogli, ideali per uffici di medie e grandi dimensioni.

Calcolatrici scriventi, da sempre al fianco dei professionisti
L’utilizzo di una calcolatrice oggi, in presenza di device sofisticati come tablet, smartphone e notebook, potrebbe sembrare anacronistico. In realtà all’interno di uffici adibiti al pubblico specializzati in polizze, contributi e tasse di vario genere l’utilizzo di calcolatrici scriventi, dotate cioè di rotolo cartaceo su cui vengono stampate tutte le operazioni di calcolo, consente di velocizzare le operazioni di help-desk e di avere nell’immediato un quadro generico per l’operatore e l’utente. I modelli in commercio differiscono principalmente per il metodo di stampa, che può essere termico e quindi silenzioso e senza necessità di inchiostro, oppure, ad impatto richiedendo l’utilizzo di rulli a nastro imbevuti di inchiostro. Tra le caratteristiche essenziali per una calcolatrice scrivente vi sono funzioni di calcolo avanzate, che consentono di operare con aliquote e percentuali senza doverle inserire ogni volta, ritornare sulle operazioni eseguite in precedenza grazie ad una memoria capiente, conversione tra più valute e calcolo automatico del mark-up. L’alimentazione può essere tramite presa di corrente oppure con batterie ricaricabili, il display può visualizzare fino a 3 linee e 14 cifre ed è solitamente retroilluminato per consentire di lavorare in qualsiasi condizione di luce.

Plastificatrici, per un tocco di eleganza
La plastificazione è un metodo ottimale per preservare i documenti ed esaltarne l'aspetto. In fase di acquisto di una plastificatrice sarà determinante tenere a mente alcuni parametri, a partire dalla frequenza di utilizzo. I maggiori marchi sul mercato suddividono infatti i propri modelli in base all'intensità di lavoro a cui vengono sottoposti, dall'utilizzo domestico fino a quello professionale su ampia scala.

PROPOSTA
Plastificatrice Geha Basic

Protegge i documenti da macchie e umidità
La Plastificatrice Geha protegge i documenti importanti da polvere, strappi, macchie ed umidità. Ha a bordo due rulli con temperatura regolabile ed è compatibile con i formati standard A3 e A4. Il tempo di riscaldamento è di appena 4 minuti, per consentire un rapido intervento, ed è possibile utilizzare pouches fino a 125 micron. Il pulsante di rilascio consente di sbloccare il dispositivo in caso di inserimento non corretto della pouch o del documento.

Per quanto riguarda il formato massimo dei documenti accettati, le plastificatrici in commercio spaziano dall'A4 all'A3. È consigliabile prendere in considerazione l'acquisto di un modello un po' più grande rispetto alle proprie esigenze, in modo da poter plastificare all'occorrenza qualsiasi documento, dalla tessera fino a un foglio A3. Se l'ufficio ha necessità di tempistiche strette, sarà il caso di considerare modelli con tempi di riscaldamento contenuti: i più performanti si riscaldano in meno di un minuto. Importanti anche il tempo di laminazione per ogni singolo formato (esempio: 60 secondi per plastificare un documento in formato A4), lo spessore massimo del pouch e la possibilità di plastificare anche le fotografie.

Fax, scanner e stampante in un unico dispositivo tuttofare
Nonostante l’utilizzo della carta si sia particolarmente ridotto negli ultimi anni, grazie a soluzioni di archiviazione digitale e a device con i quali consultare e trasportare file è sempre più comodo, in ufficio è molto difficile rinunciare ad un accessorio come la stampante. Col tempo la tecnologia ha permesso la miniaturizzazione di questi apparecchi riducendone anche i costi. È difatti possibile oggigiorno procurarsi a poche decide di euro esemplari in grado di assolvere in modo egregio al compito di stampare documenti di ogni tipo. Tuttavia, col tempo sul mercato hanno riscontrato sempre più successo i cosiddetti modelli all-in-one o multifunzione, degli apparecchi in grado di svolgere oltre alla funzione di stampa anche quella di scansione documenti e fax. In questo modo è possibile avere, anche in un piccolo ufficio, la comodità di una fotocopiatrice capace di operare anche a PC spento e di evitare l’ingombro di ulteriori apparecchi come scanner e fax. I modelli più avanzati riescono a comunicare in Wi-Fi con PC e device per una stampa ultrarapida e in qualsiasi condizione. Al momento dell’acquisto è necessario decidere innanzitutto tra un dispositivo a getto di inchiostro, più adatto ad uffici che richiedono poche stampe, o con sistema laser, in grado di garantire molte più copie. Importanti anche la qualità della stampa e della scansione espressa in DPI, la possibilità di stampare fronte retro per risparmiare carta e i formati di carta supportati. 

Un'attività commerciale ha bisogno di un lettore di codici a barre
All'interno di un'attività commerciale, la presenza di un lettore di codici a barre è a dir poco necessaria. La tipologia dei lettori è andata ampliandosi con l'avvento di nuove tecnologie e con la miniaturizzazione della componentistica elettronica. In sede di acquisto, la prima cosa da valutare è l'interfaccia supportata dal dispositivo. La maggior parte dei sistemi disponibili supporta sia l'emulazione tastiera che l'rs232, ovvero l’inserimento di un codice per volta o l'immagazzinamento di un numero illimitato di codici prima del loro trasferimento a un computer.
Un altro aspetto importantissimo nella scelta di un lettore di codici a barre è la natura del sensore: in commercio esistono molti modelli con sensori laser, che tuttavia si limitano alla lettura di codici lineari (1D). Per la lettura di codici bidimensionali (2D), come il Datamatrix, comunemente utilizzato nella consegna di colli e nel settore sanitario, servono modelli dotati di sensori Imager. Anche se poco diffusi, esistono lettori con display integrato, utile se si è distanti da un terminale (cassa, PC, ecc.) Per quanto riguarda il posizionamento, di gran lunga preferibili per comodità sono i lettori brandeggiabili, ma esistono anche modelli fissi.

PROPOSTA
Lettore codice a barre Datalogic Quickscan QBT2131

Lettura codici a distanza grazie al Bluetooth
I punti di forza del lettore Datalogic Quickscan QBT2131 sono costituiti indubbiamente dalla presenza del Bluetooth e dalla compatibilità con i sistemi iOS e Android. Grazie alla tecnologia wireless è difatti possibile trasmettere i dati all’host attraverso la stazione base ed effettuare la sincronizzazione con la maggior parte dei tablet in commercio. La distanza di lettura supportata e compresa tra 1 cm e 70 cm, il dispositivo è in grado di leggere codici 1D, codici lineari, codici postali e codici stacked. Le batterie agli ioni di litio e i contatti dello scanner possono essere sostituiti facilmente dall’utente per assicurare un vita più lunga al dispositivo. Presente anche la porta microUSB con doppia funzionalità di ricarica e download configurazione.

Distruggi documenti, poco tech ma tanto utile
Infine, una menzione a un dispositivo che, sebbene abbia beneficiato dell'evoluzione tecnologica in misura minore rispetto agli altri di questa rassegna, è ancora fondamentale nel contesto dellattività lavorativa: il distruggi documenti.
In un ufficio sono sempre molti i documenti che necessitano di uno smaltimento pratico ed efficace. Niente di meglio di un distruggi documenti per ridurre al minimo l'impatto di rifiuti cartacei e non. La gamma in commercio è molto ampia ed è necessario conoscere al meglio la natura dei documenti da eliminare per operare la scelta migliore. I modelli più performanti sono in grado di distruggere, oltre a normali fogli di carta, CD, carte di credito, punti metallici e tabulati. Da considerare anche la capacità del cestino, espressa in litri, e la capacità di taglio (più il valore è alto, più fogli possono essere distrutti contemporaneamente).
Oltre a un discorso di praticità e di comodo smaltimento dei rifiuti, il distruggidocumenti in azienda ha anche una valenza normativa: in base al decreto legislativo 196/2003 che regolamenta il trattamento dei dati personali, i documenti da smaltire contenenti dati sensibili vanno eliminati secondo norme ben precise, onde evitare un'accidentale diffusione di informazioni private. Limitandoci ai supporti cartacei, esiste la norma DIN 66399, che determina 7 livelli di sicu-rezza nella distruzione di un documento in relazione alla sua dimensione e all'importanza del suo contenuto:

P-1 – Strisce <12mm - Ideale per documenti base. Con questo tipo di taglio si ottengono circa 40 strisce da un foglio A4.
P-2 - Strisce <6mm – Ideale per documenti di uso quotidiano o interno. Circa 100 strisce da un foglio A4.
P-3 - Strisce <2mm – Frammenti 320 mm2 – Ideale per documenti riservati o confidenziali.
P-4 – Frammenti 160 mm2 – Ideale per documenti riservati o confidenziali.
P-5 - Frammenti 30 mm2 – Ideale per documenti altamente riservati.
P-6 – Frammenti 10 mm2 – Ideale per documenti "top secret".
P-7 - Frammenti 5 mm2 – Ideale per documenti "top secret" di tipo governativo.
PROPOSTE
Distruggi documenti Fellowes 73ci

Privacy sempre al sicuro
Oltre ai semplici documenti cartacei, Fellowes 73CI riesce a distruggere anche clip, punti metallici, carte di credito e CD. In questo modo le informazioni sensibili e la privacy dei clienti sarà sempre garantita. Il dispositivo applica tagli a frammento da 4x38 mm, può tritare fino a 12 fogli alla volta e possiede un indicatore luminoso che segnala eventuali malfunzionamenti. Il dispositivo si arresta automaticamente in caso di inceppamento e quando il cestino è pieno.
Calcolatrice scrivente Olivetti Logos 914t

Affidabile compagna per le operazioni di tutti i giorni
La calcolatrice scrivente Olivetti Logos 914T costituisce un valido aiuto nello svolgimento di operazioni di calcolo lunghe e complesse e di cui è preferibile tenere nota. Il dispositivo è dotato di display retroilluminato a 14 cifre, tastiera ergonomica estesa, tasti per funzioni logiche avanzate. La stampa avviene su carta termica in modo veloce e silenzioso, il display si spegne in automatico dopo 3 minuti di inattività e mantiene in memoria i calcoli.
Stampante multifunzione Canon Inkjet Pixma mx495

Stampante, fax e scanner in un unico dispositivo
Praticità d’uso e dimensioni ridotte sono le caratteristiche più ricercate in un dispositivo multifunzione da collocare in ufficio. Canon Inkjet Pixma MX495 consente di realizzare stampe a colori e in bianco e nero con risoluzione massima di 4800 dpi, effettuare rapide scansioni ed inviare fax con un unico apparecchio. La connettività Wi-Fi permette di condividere facilmente tutte le funzionalità con altri PC e con lo smartphone. Il pratico vano superiore carica automaticamente fino a 20 fogli per consentire una maggiore rapidità durante le operazioni. Canon Pixma MX495 mette inoltre a disposizione il collegamento diretto ai servizi cloud più diffusi su cui salvare file e immagini scansionati, senza l’utilizzo del computer.