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Come scegliere un NAS: gestire, proteggere e condividere i dati in uno studio professionale

Guida all'acquisto
11 novembre 2016 Monclick 7801

Una delle esigenze maggiori per chi lavora in uffici e studi professionali è gestire e proteggere la gran mole di dati che ogni giorno vengono creati. I NAS rappresentano la soluzione ideale.

Cosa conta davvero nell'attività di un professionista che deve gestire il proprio il lavoro con il massimo rendimento e il minimo sforzo? Il tempo, perché è sicuramente la risorsa più importante che ha. Vi spieghiamo, quindi, l'importanza della scelta di acquisto di un NAS. Infatti, per essere pienamente efficiente, un professionista non deve essere costretto a rincorrere i problemi dell'informatica, o a capire cosa non funziona o dove recuperare i dati persi o cancellati accidentalmente. Occorre essere liberi di dedicarsi solo alle proprie attività senza perdere tempo in "cavilli informatici"; liberi di accedere ai file, di condividerli in tempo reale e modificarli con i collaboratori autorizzati in qualunque momento, liberi di poter lavorare da ogni postazione, senza timore di accedere a un documento che non sia nell'ultima versione modificata, senza paura di perdere i dati o che questi (soprattutto se sensibili) vengano violati o cancellati accidentalmente. Paure lecite perché ogni professionista che fino a oggi si è arrangiato con hard disk portatili, chiavette USB e altre soluzioni "fai da te" ha toccato con mano la concretezza di questi rischi.

Come organizzare i dati dello studio grazie a un NAS

Per svolgere tutte le operazioni di uno studio professionale e per rendere il lavoro più facile, snello e sicuro per ogni professionista, la soluzione è basare la propria architettura su un'unità di storage di rete, generalmente chiamata NAS.
Il NAS (Network Attached Storage) non è altro che un piccolo server a basso consumo e ingombro ridotto, che si può tenere sempre acceso senza incidere fortemente sulla bolletta; contiene degli hard disk in grado di immagazzinare una grande quantità di dati utilizzabili dagli utenti in rete, ed è gestibile attraverso un'interfaccia web. Di NAS ve ne sono di diversi tipi a seconda delle varie esigenze: andiamo da piccoli box esterni facilmente occultabili, soluzione adottata in ambito domestico e di piccolo ufficio/impresa, fino a versioni in rack che si adattano meglio alle esigenze e alle infrastrutture di aziende di dimensioni maggiori. Un NAS può aiutare un professionista in molti modi perché è un’unità completa a 360°: oltre alle funzionalità da file server, un NAS ne offre molte altre utili alla produttività di un piccolo studio. Per esempio, può svolgere funzioni di backup, server di email, può ospitare siti web locali, fare da print server o permettere la sincronizzazione con il cloud. Tutte operazioni rese possibili da un unico apparecchio. Niente di più facile da configurare, impostare e gestire, anche da remoto, dal proprio tablet o smartphone. 

Un esempio concreto: i vantaggi per un avvocato

Prendiamo ad esempio il caso di un avvocato che disponga di due studi, uno associato con alcuni colleghi e un altro del tutto indipendente, attiguo al proprio appartamento. In questo caso, il nostro avvocato può dotare entrambi gli studi di un NAS: quello dello studio associato ovviamente sarà condiviso con gli altri colleghi, pur garantendo aree dati disgiunte e riservate, ma offrendo anche aree condivise, per esempio per la modulistica base o le banche dati. I due NAS, limitatamente alle porzioni di dati del nostro avvocato, si tengono sincronizzate via Internet in modo tale da garantire sempre un perfetto aggiornamento dei dati all'ultima versione. Allo stesso modo, il nostro avvocato può accedere ai propri dati anche in mobilità, per esempio dal tribunale dove si è recato per un'udienza o dagli uffici di un cliente: in questo modo potrà uscire dal proprio studio in piena serenità, senza temere di aver dimenticato un documento rilevante. Nel deprecabile caso di un guasto o furto a uno dei NAS, il nostro avvocato potrà comunque continuare a lavorare con i dati presenti sull'altro, che di fatto costituiranno anche la base per riallestire un nuovo NAS in sostituzione di quello guastatosi. Anche l'intera immagine disco del notebook con il quale il nostro avvocato prepara i propri atti è automaticamente salvata in un'area apposita del NAS: nessun rischio di perdere dati e configurazioni in caso di guasto o furto del computer.

Il NAS: come è fatto e come funziona

Vediamo quindi come è fatto un NAS e come funziona, "esplorando" le sue caratteristiche e funzioni principali.
Il NAS, come si diceva, è un piccolo server che svolge la funzione di centro raccolta dati all'interno di una rete. Contiene degli alloggiamenti (bay) all'interno dei quali si trovano diversi dischi fissi: a seconda delle esigenze dell'ufficio, a patto che il NAS disponga di alloggiamenti ancora liberi, è possibile ampliare la sua capacità anche in un secondo momento aggiungendo altri dischi. I NAS consigliabili per uno studio professionale offrono da due a otto alloggiamenti. È possibile inserire un disco senza essere costretti a disattivare il dispositivo. Spesso i NAS sono commercializzati senza dischi, dato che montano dischi standard che possono essere acquistati congiuntamente o meno; la tecnologia attuale offre dischi a buon mercato su tagli da 2, 3 e anche 4 TB ciascuno, pur potendosi spingere (con una spesa maggiore) fino agli 8 TB per singolo disco. Un dimensionamento iniziale, per un piccolo studio, può prevedere sistemi anche con solo due alloggiamenti, ma quelli con quattro - sempre più frequenti nell'offerta dei vari produttori - garantiscono la migliore flessibilità nella maggior parte dei casi. La giusta scelta su numero di alloggiamenti e capienza dei dischi è da farsi sulla base delle prestazioni e funzionalità richieste e tenendo in buona considerazione tutte le note che seguono.

Protezione dei dati innazitutto: il concetto di ridondanza

Una delle cose più importanti per un professionista è quella di garantire ai propri dati di lavoro un'adeguata protezione, eventualmente anche differenziata a seconda del tipo di dato. E non parliamo solo di sicurezza da accessi non voluti o indebita sottrazione dei dati; ma anche e soprattutto - visto che si tratta di eventi tutt'altro che rari - di problemi tecnici che coinvolgono fisicamente il disco e che ovviamente compromettono l'integrità dei dati.
Anche sotto questo punto di vista, un NAS rappresenta una soluzione efficace e affidabile, grazie al sistema RAID di ridondanza dei dati.
L'acronimo RAID indica un insieme ridondante di dischi (Redundant Array of Independent Disks) all'interno del quale i dati vengono suddivisi e salvati in maniera da poter "resistere" alla rottura di un disco.

Il raid e i suoi livelli

Esistono diversi livelli di protezione dati offerti da un NAS; i più comunemente utilizzati sono RAID 1 e RAID 5, ma ne esistono anche altri, dedicati agli uffici e alle realtà di grandi dimensioni. Grazie all'impiego di più dischi (non si più fare RAID con un disco solo), i dati possono passare indenni un evento di rottura di un disco.
Il RAID 1 (chiamato anche Mirroring dei dati), gli stessi dati vengono scritti contemporaneamente su entrambe le unità disco fisso: in questo modo, il sistema tiene i due dischi coinvolti continuamente identici. Questa configurazione offre massima affidabilità: infatti, se un disco si guasta o si corrompe per qualsiasi motivo, i dati continuano ad essere accessibili (e quindi il lavoro non si ferma mai) e non vengono persi perché presenti sul disco sano; basta sostituire l'unità guasta e i dati vengono copiati automaticamente sull'unità disco nuova. Il tutto senza spegnere mai il sistema e in maniera del tutto trasparente per l'ufficio: una delle caratteristiche di base del NAS è appunto quella di restare sempre acceso consumando meno di un tradizionale PC (che infatti viene acceso e spento). Il prezzo da pagare è un dimezzamento della capienza disponibile: per fare un esempio, con due dischi da 2 TB configurati in RAID1 si otterrà uno spazio disponibile totale di soli 2 TB.
L'efficienza aumenta se il NAS è configurato in RAID 5: il RAID 5 utilizza un minimo di 3 dischi e ne viene perso in "ridondanza" solo uno. Tornando al nostro esempio, con 3 dischi da 2 TB ciascuno configurati in RAID 5 otteniamo un'unica unità disponibile da 4 TB. Se uno qualsiasi dei tre dischi si rompe, basta sostituirlo: nessun dato andrà perduto.

Le principali funzioni di un NAS per la gestione di uno studio professionale

Non solo salvare e proteggere i dati: un NAS offre molte più funzioni per una gestione semplice e "all in one" di molte attività di un piccolo studio professionale. Per esempio, può fare da personal cloud, da ftp, da server di stampa, da mail server e molto altro ancora. Qui di seguito alcuni esempi: va tenuto comunque conto che non tutti i modelli di NAS dispongono dell'intera gamma di funzioni qui elencate, nonostante l'evoluzione tecnologica li renda sempre più efficienti e versatili, di generazione in generazione. 

  • File Server

Il NAS offre unità disco disponibili sulla rete con un ampio ventaglio di personalizzazioni dell'accesso: account utente, privilegi di scrittura e di lettura su unità, cartelle, file con la possibilità di creare infiniti account utente. In alcuni casi il NAS dispone anche di applicazione antivirus integrata per il monitoraggio dei dati in esso ospitati.

  • Versioning: il NAS come "la macchina del tempo"

Su alcuni NAS è possibile impostare un sistema di "backup incrementale" grazie al quale è possibile, in caso di errate cancellazioni dei dati o modifiche non volute, tornare indietro del tempo e accedere ai dati com'erano un giorno, una settimana, un mese prima o anche più.

  • Backup dei dati

Alcuni NAS offrono anche piccoli e semplici programmi da caricare sui PC client: una volta installati sul PC, questi sono in grado di fare il backup periodico da soli su una specifica unità del NAS, senza che l'utente debba fare nulla. In caso di guasto all'hard disk del computer, non viene perso nulla: si cambia hard disk e si riparte dal backup ospitato sul NAS.

  • Il NAS come "cloud privato" dello studio

Nelle attività professionali, spesso sorge l'esigenza di accedere ai file di lavoro dello studio da remoto, come per esempio in mobilità o dall'ufficio di clienti. Molti professionisti, poi, sono organizzati su studi "distribuiti", operanti in sedi diverse per una migliore copertura territoriale. Quando si tratta di accedere ai dati di studio da più luoghi, la soluzione più pratica (e sempre più diffusa) potrebbe sembrare quella di utilizzare un servizio di cloud storage. Il Cloud però presenta degli aspetti problematici non trascurabili, come limitazioni di spazio disponibile, vulnerabilità della privacy, mancanza di controllo diretto, limiti spesso non compatibili con le esigenze di un professionista o di uno studio associato.
Ed è qui che entra in gioco il NAS: utilizzando un NAS, infatti, è possibile allestire un vero "cloud privato", accessibile da Web solamente da chi è coinvolto nell'attività dello studio (i professionisti che vi lavorano, i collaboratori, i clienti...). In questo modo, non si avranno limiti di capienza (salvo quella dei dischi), si avrà il controllo completo di tutte le funzionalità, si godranno di notevoli risparmi rispetto alle soluzioni "pubbliche", e soprattutto, nell'utilizzo dei dati nella sede dove è fisicamente presente il NAS, l'accesso ai dati sarà sempre istantaneo, perché non richiede Internet.

  • Un server ftp a misura dello studio

Un'altra funzionalità del NAS utilissima a uno studio professionale è la possibilità di funzionare anche da server ftp (File Transfer Protocol, protocollo trasferimento dati), per consentire a tutti gli utenti autorizzati di accedere alle cartelle condivise, a patto che sia attiva una connessione Internet. Non si deve fare altro che impostare la gestione dei permessi di accesso ai file, ai dati e alle varie cartelle, per garantire a tutti la necessaria libertà di movimento, in base alle proprie necessità e competenze. Per esempio, si può creare una cartella dedicata a un singolo progetto e assegnare i permessi a chi vi è direttamente coinvolto (una segretaria, un collaboratore esterno...), di modo che possa accedere e caricare e scaricare i file in tutta libertà.

  • Il NAS per stampare da tutti i computer dello studio...

Se vogliamo trovare un'alternativa alla stampante di rete, possiamo trasformare il NAS in un server di stampa (noto appunto come Print Server), in modo molto semplice. Basta infatti collegare a un NAS via USB una stampante qualunque: a quel punto, tutte le postazioni in rete potranno accedere alla risorsa di stampa che verrà opportunamente condivisa dal 48NAS.

  • ...E per gestire la posta dell'ufficio

Un'altra possibilità molto interessante per chi deve gestire l'attività di un ufficio o di uno studio professionale con più postazioni PC è quella di utilizzare il NAS come server di posta. Infatti, molti dispositivi possono contare su appositi pacchetti che li rendono in grado di gestire un vero e proprio mail server sui quali creare tutti gli account che si vuole.

  • Utile perfino per la sicurezza

Avere a disposizione un NAS può offrire anche alcuni vantaggi "collaterali", oltre a quelli per i quali il dispositivo è stato pensato.
Per esempio, si desidera sorvegliare i locali dell'ufficio per una maggiore sicurezza? Nessun problema: basta installare all'interno dei locali dello studio una o più videocamere IP per la videosorveglianza (tra quelle compatibili con il proprio NAS) e configurarle sull'applicazione specifica del NAS. Il NAS registra le immagini, con la possibilità di conservare solo quelle che contengono movimenti della scena, permettendo così anche un'ottimizzazione dello spazio dati occupato.

NAS e UPS l'unione fa la forza

Proprio perché il NAS assume un ruolo centrale in uno studio professionale per la gestione dei file, è importante assicurarsi che il suo funzionamento sia continuo e che non subisca interruzioni improvvise dovute a cadute della tensione elettrica. A questo scopo, si può posizionare a monte del NAS, collegandolo anche via USB, un apposito dispositivo, detto gruppo di continuità o UPS (Uninterruptible Power Supply). Nel caso di un'interruzione improvvisa della corrente elettrica, il NAS non si spegne improvvisamente, ma proprio grazie alla presenza del gruppo di continuità, continua a ricevere l'energia necessaria al funzionamento; via USB, parallelamente, il NAS riceve un segnale di guasto in corso e, alcuni minuti prima che il gruppo di continuità esaurisca la carica delle proprie batterie, gestisce correttamente le operazioni di chiusura dei file e delle applicazioni senza che questi subiscano danni o corruzioni. Per vedere quale modello UPS sia adatto al NAS utilizzato, si può consultare il sito del produttore, che solitamente riporta l'elenco di quelli compatibili.

LE PROPOSTE
Qnap TS-453a

Il Qnap TS-453a è caratterizzato da una spiccata vocazione multimediale. Oltre a solide caratteristiche di sicurezza, garantite dai 4 dischi in raid e dalla presenza delle istantanee LUN/volume che permettono di tornare indietro nel tempo ripristinando versioni precedenti di file o cartelle, il TS-453a adotta un potente Intel Celeron quad-core da 1.6 Ghz che permette la decodifica hardware di flussi video in 4K e la trascodifica video 4K sia al volo che offline. Questo significa che collegando il NAS a un display, questo sarà in grado di riprodurre filmati in 4K sia che il display supporti questa risoluzione, sia che ne abbia una inferiore. A livello di piccola/media impresa si tratta di una funzionalità perfetta per gestire i monitor delle sale riunioni o delle reception.
Qnap TS-451a

Qnap TS-451a è il NAS perfetto per chi ha necessità di memorizzare una gran quantità di dati in modo sicuro. Oltre alle porte di rete, TS-451a è dotato di una porta USB Quickaccess per l’accesso diretto ai file senza connessione di rete, un aspetto importante per i fotografi che devono rapidamente scaricare una gran quantità di foto o per chi desidera sfogliare i propri archivi senza dover usare per forza una LAN. Facile da usare, ma anche potente grazie al processore Intel e ai 2GB di RAM, ha la possibilità di riprodurre video in 4K e per comandarlo da remoto c’è in dotazione un comodo telecomando.
Qnap Ts-653 a

Il NAS TS-653a è un NAS con 6 alloggiamenti per i dischi. È molto potente, tanto da poter funzionare – previa connessione di mouse, tastiera e monitor -, come un vero e proprio server Linux. Il TS-653a è un NAS tuttofare, che raggiunge i 416 MB al secondo sul fronte della crittografia, supporta le ricerche rapide di file tramite l’applicazione Qsirch 2.1, le macchine virtuali di VMware, Citrix e Microsoft Hyper-V e in più ha una ricca dotazione multimediale grazie all’uscita video in 4K nativo o trascodificato in tempo reale. In più ha 4 porte USB per l’uso di dispositivi di archiviazione esterna.
ReadyNas RN31221 con dischi

Netgear ReadyNAS RN312 è un NAS di dimensioni compatte ma dalle funzionalità evolute. I dati saranno sempre al sicuro con l’automatic RAID e in più c’è la possibilità di recuperare vecchie versioni dei file. Il ReadyNas 312 è anche attrezzato con un antivirus in tempo reale che tiene al sicuro i documenti dai virus che possono attaccare la rete. Compatto, sicuro e anche potente, vista la possibilità di accedere i documenti ovunque tramite il cloud con la piattaforma Readycloud. In caso di problemi ai dischi, l’RN312 è in grado di avvisare prima che i dati si degradino. Un livello di sicurezza da NAS professionale in un dispositivo semplice e compatto.
Netgear ReadyNAS RN2120-200NES

Lo storage di rete di Netgear RN2120-200NES è la soluzione facile da usare, indicata per uno studio professionale di piccole dimensioni; presenta 4 alloggiamenti totali e 4 dischi inclusi per 16 TB di capienza totale, supportati con processore dual core Marvell da 1,6 GHz e 2 GB di RAM interna. ReadyNAS 2120 offre grande affidabilità con il supporto per configurazioni RAID 0, 1, 5, 6, 10, JBOD e protezione di dati e file aziendali con funzionalità avanzate, come snapshot illimitati, XRAID2 e replica basata su cloud.
Buffalo Technology TERASTATION TS5400DRW

Buffalo Terastation 5400DRW è la soluzione di storage di rete che presenta 4 alloggiamenti e 4 dischi inclusi per una capacità totale di archiviazione di 8 TB ed è dotata di processore dual core Intel Atom D2550 per garantire il massimo delle prestazioni. Terastation 5400DRW funziona anche da server DLNA per l’accesso ai contenuti anche tramite dispositivi multimediali ed è in grado di offrire funzionalità avanzate per gli studi professionali o gli uffici di medie dimensioni, come il supporto fino a 10 videocamere di sorveglianza IP.
Buffalo Technology DRIVESTATION QUAD USB 3.0

Drivestation Quad di Buffalo è la soluzione desktop rapida, versatile e ricca di funzionalità avanzate dedicate alle piccole imprese o agli studi grafici e fotografici. Presenta 4 alloggiamenti e 4 dischi per una capacità totale di 8 TB operanti in diverse modalità RAID, tra le quali RAID 0, 1, 5 e 10. Drivestation Quad è attrezzata con porte USB 3.0 per una connessione rapida sia da PC che da MAC, senza necessità di accedere alla rete. Per la sicurezza di tutti i computer della rete viene fornito in dotazione NovaBACKUP Buffalo Edition, un software per schedulare backup automatici sia dei PC che dei server.
Synology DISKSTATION DS416

DS416 è il NAS di Synology a 4 baie con una capacità totale di 40 TB. Synology è nota per il suo sistema di gestione dei NAS DSM (DiskStation Manager), che permette il caricamento, la gestione e la condivisione dei documenti in maniera sicura e pratica. Sicura perché sfrutta la crittografia SSL/TLS del protocollo HTTPS e pratica perché è possibile utilizzare l’applicazione mobile DS file. Il sistema DSM può essere esteso tramite applicazioni da installare e permette di acquisire nuove funzionalità come server di email o strumenti di collaborazione su cloud. Oltre a tutte queste funzionalità, Synology DS416 non poteva che essere anche un ottimo server multimediale DLNA per poter godere dei propri contenuti audio e video anche su un display esterno, e per chi desidera videosorvegliare gli ambienti lavorativi, SD415 può diventare un centro di sorveglianza grazie al supporto per le videocamere IP e alle 2 licenze incluse.
Gruppo di continuità APC SMT2200I

L’SMT2200I (potenza di uscita 1980 Watt / 2200 VA) di APC è un gruppo di continuità di generosa potenza adatto a garantire la continuità e la protezione elettrica a un NAS e contemporaneamente ad altri apparecchi critici, ideale per una piccola sala server. Offre la regolazione automatica della tensione (AVR) di tipo boost e trim, protegge gli apparecchi collegati contro sovratensioni e disturbi di natura elettrica e consente il riavvio automatico dei carichi dopo l'arresto dell'UPS. Offre connettività seriale e USB. Il gruppo singolo di prese può essere controllato separatamente dall'UPS per un riavvio selettivo di dispositivi bloccati. È anche facile da gestire grazie agli indicatori sullo stato delle unità collegate e dell’alimentazione elettrica e grazie alle varie segnalazioni tramite allarmi acustici.
Gruppo di continuità APC Smart UPS SUA1000RMI1U

Il gruppo di continuità di APC (potenza di uscita 640 Watts /1000 VA) in formato rack fornisce un’alimentazione affidabile per proteggere gli apparati collegati e i dati in essi contenuti contro picchi o cali improvvisi della tensione elettrica, offrendo protezione contro sovratensioni, fulmini e altri disturbi di natura elettrica, avviando i dispositivi in automatico al momento del ripristino dell'alimentazione di rete. È gestibile con grande semplicità via rete o attraverso la porta USB e da remoto ed è ideale per la protezione di un NAS. È possibile il riavvio selettivo dei dispositivi bloccati, grazie al singolo gruppo di prese controllate separatamente dall’UPS.
Gruppo di continuità APC SMART UPS SMT1500I

SMART UPS SMT1500I di APC (potenza di uscita 1000 Watt / 1500 VA) rappresenta la protezione ideale per server, router e altri dispositivi collegati alla rete contro tutti i disturbi di natura elettrica. Avvia automaticamente gli apparecchi collegati al momento del ripristino della corrente, prolunga la durata delle batterie ed è facilmente gestibile da remoto. Ideale per la protezione di uno o più NAS o PC.
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