Monclick Magazine Ufficio Con gli accessori giusti, l'ufficio è sempre più digitale
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Con gli accessori giusti, l'ufficio è sempre più digitale

Guida all'acquisto
24 giugno 2016 Monclick 197

Se l'obiettivo è la massima produttività, il PC non è sufficiente: l'ufficio va dotato di alcuni di-spositivi fondamentali per l'attività di tutti i giorni e che, nonostante esistano "da sempre", hanno tratto notevole beneficio dall'evoluzione tecnologica.

La digitalizzazione dei processi lavorativi passa anche dall'ufficio. Quando si parla di innovazione tecnologica sui luoghi di lavoro si pensa quasi sempre ai computer, che nel corso dei decenni si sono trasformati in strumenti indispensabili per molte attività, specie tra le pareti di un ufficio. Oltretutto oggi non esiste un solo tipo di PC ma svariati, dalle tradizionali postazioni fisse – che pur sopravvivono senza esitazioni – ai notebook e agli ultrabook, ma senza dimenticare i tablet e tutte quelle configurazioni "ibride" che, a seconda dell'occorrenza, possono svolgere il ruolo del tablet, del notebook e anche del display portatile.

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Alzando lo sguardo dal monitor, tuttavia, sarà impossibile non notare la fitta presenza di molti altri utilissimi strumenti di lavoro che hanno migliorato sensibilmente la propria produttività grazie all’innovazione tecnologica; strumenti che magari esistono da anni e/o da decenni, ma che hanno saputo approfittare delle nuove tecnologie per diventare più versatili, semplici da usare ed efficienti. Dalle lavagne multimediali ai distruggi documenti, passando per etichettatrici, rilegatrici e lettori di codici a barre, l'ufficio è oggi un ecosistema di apparecchiature dal tasso tecnologico variabile (una lavagna elettronica è ovviamente un prodotto tecnologicamente più avanzato di una plastificatrice), ma sempre in costante evoluzione.

Importante, quindi, saper cogliere le opportunità presenti sul mercato, valutando in maniera corretta le novità introdotte dai modelli più recenti e avanzati e interfacciando il tutto con le reali esigenze dell'attività, unica imprescindibile discriminante. Di seguito, suddivise per tipologie di strumenti, forniamo le indicazioni da ricordare in sede di acquisto (gamma, caratteristiche tecniche, resa, ecc.).

Lavagne multimediali, perfette per i meeting
Ideali per meeting e presentazioni aziendali, le recenti lavagne multimediali coniugano l'immediatezza della lavagna tradizionale con le opportunità offerte dal digitale e dalla multimedialità. La lavagna interattiva multimediale, o LIM, è composta in primo luogo dalla superficie interattiva, un dispositivo elettronico delle dimensioni di una classica lavagna (le diagonali stan-dard vanno dai 77 agli 89 pollici, quindi ben di più di un tradizionale display domestico), con la quale è possibile interagire usando le mani o appositi pennarelli forniti in dotazione. A questo elemento vanno abbinati un proiettore e un computer da acquistare separatamente: in poche parole, il proiettore riproduce il desktop del PC (o qualsiasi programma in esecuzione, come quelli per presentazioni) sulla lavagna, ma anzichè dover interagire da dietro il PC usando il classico mouse o dispositivo affine, ora si può operare direttamente sulla lavagna con le dita o con apposite penne. In ambito aziendale, il tutto è perfetto per le presentazioni, che da semplici quadri passivi "animati" dal presentatore, possono diventare interattive in tutti i sensi, avvalen-dosi anche dell'attività degli spettatori.
Le LIM sono collegabili al computer tramite un comune cavo USB o, in alcuni casi, via wireless e Bluetooth. Per consentire un perfetto dialogo tra computer e lavagna, tutte le LIM in com-mercio sono dotate di specifici software compatibili con i principali sistemi operativi (Windows, Mac OS, Linux), da usare per la configurazione e la gestione delle principali funzionalità interattive della lavagna stessa.

PROPOSTA
Lavagna multimediale Hitachi FX-89WE1

Tecnologia interattiva affidabile e intuitiva
Ideale per conferenze, la lavagna interattiva di Hitachi combina semplicità di utilizzo, robustezza e alta tecnologia. I comandi gestibili con le dita e il multitouch consentono un’interazione elevata con gli elementi mostrati a schermo. Il tutto, unito alle grandi dimensioni della lavagna, ben 89 pollici, ne fa un elemento imprescindibile per la sala conferenze di qualsiasi luogo di lavoro.

La possibilità di connettere due o più LIM consente inoltre l'organizzazione di videoconferenze e lo scambio di dati, grafici e informazioni varie tra più uffici in contemporanea. Tra gli accessori della LIM il principale è il pennarello, che permette di scrivere o utilizzare i comandi sullo schermo. Ne esistono di diversi tipi, a seconda della tecnologia impiegata dallo schermo: con batteria, senza, ricaricabili. In alcuni modelli è possibile anche usare i normali pennarelli colorati e cancellabili perché la lavagna e il software riconoscono quanto scritto su qualsiasi superficie, ottimizzando di fatto la spesa. Spesso in dotazione anche telecomandi per risposte a distanza e minischermi di supporto da tenere in mano, collegabili alla rete tramite il computer principale. Da spente, le LIM possono essere utilizzate come comuni lavagne bianche cancellabili.

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Ufficio ordinato e professionale con le nuove etichettatrici
Le etichettatrici sono un ottimo strumento per mantenere in ordine e catalogare i molti documenti prodotti quotidianamente da un ufficio, perchè nonostante l'innegabile processo di digitalizzazione, buona parte dei documenti è ancora su supporto cartaceo. Tutto questo oltre a una serie di utilizzi specifici, come l'etichettatura di laboratorio, la marcatura dei cavi di rete/elettrici e via dicendo.
Esistono tre grandi famiglie di etichettatrici: vere e proprie stampanti miniaturizzate per creare etichette professionali per posta, pacchi e supporti vari, etichettatrici da scrivania ed etichettatrici portatili. In sede di acquisto, oltre alle dimensioni e alla finalità del prodotto, ci sono altri parametri da tenere a mente. Innanzitutto, il numero di stili di stampa preimpostati nel software: più ce ne sono, più possibilità di personalizzazione avremo. Con alcune è anche possibile, con un apposito software, stampare codici a barre.

PROPOSTA
Etichettatrice Dymo LabelWriter 450

Soluzioni facili per ogni tipo di etichettatura
Le etichettatrici Dymo della serie LabelWriter 450 fanno della praticità il proprio cavallo di battaglia, grazie al software proprietario Label V.8 che rende etichettatura, spedizione e archiviazione operazioni assai semplici e immediate. È possibile stampare etichette per indirizzi, spedizioni, cartelle archivio, codici a barre, badge nominativi, senza la scomodità di una stampante da scrivania standard.

Stesso discorso per le dimensioni delle etichette stampabili e per la risoluzione di stampa che, come in una qualsiasi stampante da ufficio o consumer, si esprime in DPI.
Da considerare anche il materiale dell'etichetta: esistono infatti etichettatrici che possono stampare, oltre che su carta, su plastica, metallo e materiali speciali da applicare agli oggetti tramite stiratura. Di fondamentale importanza, poi, è l'interfaccia: alcuni modelli dispongono di tastiera integrata e display, aspetto che facilita non poco l'inserimento dei testi delle etichette, ma versioni evolute si avvalgono di software dedicati che consentono di utilizzare un PC debitamente connesso all'etichettatrice come interfaccia di composizione, il che ovviamente rende tutto molto più semplice, soprattutto quando si tratta di stampare volumi non indifferenti di etichette. Sarà infine utile considerare il tipo di alimentazione: i modelli portatili funzionano con comuni batterie stilo AA, altri si collegano direttamente al PC tramite porta USB, altri ancora sono del tutto indipendenti e si collegano a una normale presa di corrente.

Ordine ed efficienza: ci vuole una rilegatrice
Rilegare fogli e documenti sparsi è di vitale importanza nella gestione di un ufficio. Le moderne rilegatrici disponibili sul mercato possono essere suddivise in base al tipo di rilegatura che effettuano: a dorsi plastici, a dorsi metallici e a caldo. Le prime due opzioni sono sicuramente le più diffuse e, per certi versi, le più pratiche. I documenti risultano rilegati in modo saldo e sicuro, con la flessibilità dei dorsi plastici che si fa preferire per comodità, resistenza e leggerezza, nonostante quelli metallici conferiscano al lavoro finito un tocco di professionalità aggiuntivo.
Il meccanismo di funzionamento è quello tradizionale, con una prima fase di foratura del bordo dei fogli e la seconda di rilegatura vera e propria: qui occorre soprattutto verificare due aspetti, ovvero la capacità massima di perforazione e quella di rilegatura. Con la prima espressione si intende il numero massimo di fogli che la macchina è in grado di perforare in un'unica passata (siamo nell'ordine di qualche decina), mentre il secondo è proprio la dimensione massima (sempre in numero di fogli) del fascicolo che la macchina può rilegare. Attenzione ovviamente ai formati: l'A4 è un classico per casa e ufficio, ma ci sono anche macchine in grado di rilegare formati più ampi.

PROPOSTA
Rilegatrice Fellowes Helios 30

Sicura e compatta, per una solida rilegatura
Grazie alle sue dimensioni compatte, la rilegatrice Fellowes Helios 30 è adatta anche a spazi lavorativi non particolarmente ampi. Può rilegare fino a 300 fogli contemporaneamente e dispone della barriera di sicurezza HeatShield per prevenire contatti accidentali con la piastra riscaldante. La guida al formato del documento aiuta l'utente a scegliere facilmente il ciclo di rilegatura più adatto.

La rilegatura a caldo (o termica) invece è preferibile se intendete impilare o inserire in archivio i documenti (gli anelli creano un minimo di spessore che in certe situazioni può risultare scomodo), oppure se volete ottenere un elegante effetto libro. Il meccanismo di funzionamento si basa su delle copertine (note anche come termocopertine) ricoperte da un sottilissimo strato di colla che, una volta a contatto con il calore della piastra della macchina, si scioglie e fissa i fogli tra loro. Come detto, il risultato è in assoluto il migliore sotto il profilo estetico e per quan-to concerne la riduzione degli ingombri. Anche qui va tenuto in considerazione il numero massimo di fogli rilegabili: i modelli più performanti arrivano a 600 fogli, ideali per uffici di medie e grandi dimensioni.

Plastificatrici, per un tocco di eleganza
La plastificazione è un metodo ottimale per preservare i documenti ed esaltarne l'aspetto. In fase di acquisto di una plastificatrice sarà determinante tenere a mente alcuni parametri, a partire dalla frequenza di utilizzo. I maggiori marchi sul mercato suddividono infatti i propri modelli in base all'intensità di lavoro a cui vengono sottoposti, dall'utilizzo domestico fino a quello professionale su ampia scala.

PROPOSTA
Plastificatrice Leitz iLAM Touch A3

La plastificatrice professionale per grandi formati
Plastificatrice di alta qualità completamente automatica per formato A3 con tecnologia a sensore, la Leitz iLAM Touch è pensata per un uso professionale. Tra le sue caratteristiche, riconoscimento automatico dello spessore del documento e selezione automatica della migliore velocità di plastificazione. Adatta per spessori da 80 a 250 micron, con un tempo di riscaldamento di un solo minuto.

Per quanto riguarda il formato massimo dei documenti accettati, le plastificatrici in commercio spaziano dall'A4 all'A3. È consigliabile prendere in considerazione l'acquisto di un modello un po' più grande rispetto alle proprie esigenze, in modo da poter plastificare all'occorrenza qualsiasi documento, dalla tessera fino a un foglio A3. Se l'ufficio ha necessità di tempistiche strette, sarà il caso di considerare modelli con tempi di riscaldamento contenuti: i più performanti si riscaldano in meno di un minuto. Importanti anche il tempo di laminazione per ogni singolo formato (esempio: 60 secondi per plastificare un documento in formato A4), lo spessore massimo del pouch e la possibilità di plastificare anche le fotografie.

Un'attività commerciale ha bisogno di un lettore di codici a barre
All'interno di un'attività commerciale, la presenza di un lettore di codici a barre è a dir poco necessaria. La tipologia dei lettori è andata ampliandosi con l'avvento di nuove tecnologie e con la miniaturizzazione della componentistica elettronica. In sede di acquisto, la prima cosa da valutare è l'interfaccia supportata dal dispositivo. La maggior parte dei sistemi disponibili supporta sia l'emulazione tastiera che l'rs232, ovvero l’inserimento di un codice per volta o l'immagazzinamento di un numero illimitato di codici prima del loro trasferimento a un computer.
Un altro aspetto importantissimo nella scelta di un lettore di codici a barre è la natura del sensore: in commercio esistono molti modelli con sensori laser, che tuttavia si limitano alla lettura di codici lineari (1D). Per la lettura di codici bidimensionali (2D), come il Datamatrix, comunemente utilizzato nella consegna di colli e nel settore sanitario, servono modelli dotati di sensori Imager. Anche se poco diffusi, esistono lettori con display integrato, utile se si è distanti da un terminale (cassa, PC, ecc.) Per quanto riguarda il posizionamento, di gran lunga preferibili per comodità sono i lettori brandeggiabili, ma esistono anche modelli fissi.

PROPOSTA
Lettore codice a barre Honeywell Eclipse 5145

Portatile e leggero, ideale per la vendita al dettaglio
Il lettore portatile a linea singola Eclipse 5145 di Honeywell presenta un formato di piccole dimensioni ideale per gli ambienti di vendita al dettaglio. La tecnologia brevettata CodeGate di Honeywell consente all'operatore di individuare facilmente il codice a barre desiderato ed effettuare la trasmissione dei dati con la semplice pressione di un pulsante.
Lettore codice a barre Datalogic Quickscan Lite

Piccolo, leggero e dal design ergonomico
QuickScan è la serie di lettori manuali general purpose di Datalogic per la raccolta automatica dei dati. Il modello QuickScan Lite QW2100 linear imager è una soluzione entry level, realizzato specificatamente per la lettura di codici a barre lunghi o troncati. E’ perfetto per il settore retail o in am-bienti bancari/finanziari per la gestione dei documenti.

Distruggi documenti, poco tech ma tanto utile
Infine, una menzione a un dispositivo che, sebbene abbia beneficiato dell'evoluzione tecnologica in misura minore rispetto agli altri di questa rassegna, è ancora fondamentale nel contesto dellattività lavorativa: il distruggi documenti.
In un ufficio sono sempre molti i documenti che necessitano di uno smaltimento pratico ed efficace. Niente di meglio di un distruggi documenti per ridurre al minimo l'impatto di rifiuti cartacei e non. La gamma in commercio è molto ampia ed è necessario conoscere al meglio la natura dei documenti da eliminare per operare la scelta migliore. I modelli più performanti sono in grado di distruggere, oltre a normali fogli di carta, CD, carte di credito, punti metallici e tabulati. Da considerare anche la capacità del cestino, espressa in litri, e la capacità di taglio (più il valore è alto, più fogli possono essere distrutti contemporaneamente).
Oltre a un discorso di praticità e di comodo smaltimento dei rifiuti, il distruggidocumenti in azienda ha anche una valenza normativa: in base al decreto legislativo 196/2003 che regolamenta il trattamento dei dati personali, i documenti da smaltire contenenti dati sensibili vanno eliminati secondo norme ben precise, onde evitare un'accidentale diffusione di informazioni private. Limitandoci ai supporti cartacei, esiste la norma DIN 66399, che determina 7 livelli di sicu-rezza nella distruzione di un documento in relazione alla sua dimensione e all'importanza del suo contenuto:

P-1 – Strisce <12mm - Ideale per documenti base. Con questo tipo di taglio si ottengono circa 40 strisce da un foglio A4.
P-2 - Strisce <6mm – Ideale per documenti di uso quotidiano o interno. Circa 100 strisce da un foglio A4.
P-3 - Strisce <2mm – Frammenti 320 mm2 – Ideale per documenti riservati o confidenziali.
P-4 – Frammenti 160 mm2 – Ideale per documenti riservati o confidenziali.
P-5 - Frammenti 30 mm2 – Ideale per documenti altamente riservati.
P-6 – Frammenti 10 mm2 – Ideale per documenti "top secret".
P-7 - Frammenti 5 mm2 – Ideale per documenti "top secret" di tipo governativo.
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