Come scegliere il distruggidocumenti professionale

Guida all'acquisto
08/02/2017 Danilo Pagnin 261

La scelta di un distruggidocumenti è fondamentale per garantire la riservatezza dei dati sensibili in un'attività professionale: cercheremo di fornirvi indicazioni utili per l'uso professionale con un cenno all'uso domestico

Possedere un distruggidocumenti è pressoché necessario per quei soggetti pubblici e privati che trattano dati personali a cui la legge (Decreto legislativo 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”) impone la distruzione periodica di alcune tipologie documenti quali report interni, libri paga, bilanci, corrispondenza, contratti legali, dettagli sugli stipendi, ecc.
Per scegliere il distruggi documenti giusto anzitutto occorre capire quindi a quale utilizzo prevalente è destinato: uffici e aziende che trattano dati non particolarmente riservati oppure enti pubblici e ambiti professionali in cui invece si gestiscono documenti e dati coperti dalla massima riservatezza?

Scegli il miglior distruggidocumenti

Privacy e sicurezza del distruggidocumenti
Siamo a Teheran nel 1979. Alcuni rivoluzionari si accalcano violentemente ai cancelli dell'ambasciata americana mentre all'interno gli uffici sono aperti e si stanno svolgendo le normali operazioni amministrative. E’ la scena con cui inizia il celebre film Argo di Ben Affleck (2013), vincitore di 3 premi Oscar e basato su una storia vera. La scena ha un'escalation drammatica quando alcuni insorti per protesta scavalcano i cancelli di ingresso e danno l'assalto all’ambasciata: il personale presente inizia a distruggere tutti i documenti che riesce a rintracciare e, quando gli insorti armati occupano con la forza gli uffici facendo 52 ostaggi, buona parte dei documenti risulterà distrutta. Sei membri dell'ambasciata riescono però a fuggire da un'uscita secondaria e a dileguarsi tra la folla della città, ma i loro volti saranno successivamente identificati con un lungo lavoro certosino che permetterà ai rivoluzionari di ricostruire le loro foto partendo dai frammenti dei documenti triturati. Questo non sarebbe accaduto se in quell'ambasciata ci fossero stati potenti distruggidocumenti professionali con tecnologia a super microtaglio e livello di sicurezza 5 secondo la normativa DIN 32757.

Il distruggidocumenti professionale giusto
Un distruggidocumenti per uso professionale può variare moltissimo in base al tipo di attività, alla tipologia e alla quantità dei documenti che si pianifica di dover distruggere. Ove si gestiscano documenti contenenti dati sensibili, per esempio, occorrerà avere il più elevato grado di sicurezza possibile, utilizzando macchine che dispongono di tecnologia per microtaglio o super microtaglio; qualora i documenti da distruggere non siano di contenuto particolarmente sensibile, basterà un tritadocumenti a taglio a strisce o a taglio incrociato. Altro parametro importante per valutare l'acquisto è la velocità di taglio, espressa in metri per minuto (mpm): sul mercato si va da macchine che viaggiano da 1,5 mpm fino a 10 mpm, come nel caso del distruggidocumenti top di gamma Rexel RLWX25.
Un trita documenti per la casa sarà molto utile per lo smaltimento della carta nel caso il proprio Comune di residenza applichi la raccolta differenziata: sminuzzando i documenti cartacei, sarà possibile stoccarli in spazi molto minori e più facilmente gestibili. Basterà un distruggi documenti economico e con capacità di taglio ridotte: la Privacy non sarà il vostro problema e neppure sarà necessario disporre di velocità di taglio particolarmente elevate. A meno che non siate una famiglia molto numerosa, andrà bene anche un cestino di raccolta di ridotte dimensioni.  

Capacità e alimentazione del distruggidocumenti
Nell'acquistare un distruggidocumenti, fondamentale può rivelarsi la capacità del cestino: vuotare continuamente un cestino potrebbe essere una grande perdita di tempo in quei luoghi di lavoro dove occorre smaltire una grande quantità di documenti in tempi ristretti, pertanto in questi casi è opportuno orientare la scelta su prodotti con cestino dai 40-50 litri in su. Un altro elemento di valutazione è il tipo di alimentazione: per uso professionale intenso è assolutamente preferibile disporre dell'alimentatore automatico, mentre per uso domestico è sufficiente anche l'alimentazione manuale, e va ricordato che c'è un numero massimo di documenti che il tritadocumenti può distruggere in una volta e che è sempre indicato nelle schede prodotto. Va altresì considerata l'eventuale necessità di distruggere supporti di altri materiali come DVD, CD e carte di credito, caratteristica talvolta di serie o opzionale attraverso apposito accessorio da acquistare a parte. Non va infine dimenticato l'aspetto estetico: il design del prodotto sarà fondamentale in quegli ambienti particolarmente curati e in ogni caso si tratta di un oggetto posto a vista e di uso quotidiano, pertanto la sua gradevolezza estetica sarà un parametro da considerare con la giusta importanza.

I tipi taglio e i livelli di sicurezza
Si è fatto cenno alla normativa DIN 32757 che identificava 5 livelli di sicurezza per classificare la finezza di taglio del tritadocumenti: la più recente è tuttavia la DIN 66399 del 2014 che ne classifica ben 7, il più alto dei quali (P7) garantisce particelle ≤ 0.2mm², rendendo impossibile quanto accaduto agli sfortunati protagonisti di Argo. Ma anche senza arrivare a livelli così elevati, già a partire dal livello P4 si ha una sicurezza molto alta: si necessita di un livello superiore al P5 in su nel caso di uffici governativi, Ambasciate, Ministeri, strutture militari, ricerca di base o in generale in ambienti in cui si trattano documenti riservati molto delicati. Oltre a questo dato, molto tecnico, è facilmente rintracciabile il dato relativo al tipo di taglio che è in grado di effettuare la macchina:
- il taglio a strisce, ideale per livelli di sicurezza limitata (P-1 e P-2);
- il taglio incrociato, che risponde a livelli di sicurezza media (P-3 e P-4); 
- il microtaglio per livelli di sicurezza elevata (P-5);
- Il super microtaglio per il livello di sicurezza massima (P6 e P7).
Per dare un'idea di cosa significhino queste sigle e questa terminologia, i livelli di sicurezza P1 e P2 assicurano uno sminuzzamento di circa 32 parti per foglio A4, mentre il livello P6 significa ben 6000 parti di foglio A4 finemente tritato. Un tema fondamentale è per esempio la prevenzione contro i sempre più frequenti furti di identità, perpetrati a volte proprio attraverso la ricostruzione di copie di documenti personali non ben smaltite: quegli uffici, pubblici e privati, che trattano questo tipo di materiale è bene che facciano particolare attenzione all’acquisto del distruggidocumenti più idoneo a questo scopo.

Tabella dei livelli di sicurezza DIN 66399
P-1 - riduce il volume della carta straccia: particelle ≤ 2cm² o strisce ≤ 12mm
P-2 - carta per uso personale, frammenti leggibili: particelle ≤ 0,8cm² o strisce ≤ 6mm
P-3 - documenti riservati, difficile ricostruzione: frammenti ≤320mm² o strisce ≤ 2mm
P-4 - documenti riservati, quasi impossibile la ricostruzione: frammenti ≤ 160mm² e larghezza particella 6 mm max (es.4x38mm) particelle ≤ 30mm²
P-5 -  documenti altamente confidenziali, impossibile la ricostruzione: particelle ≤ 30mm² e larghezza particella 2mm max (es. 2x15mm)
P-6 - sicurezza elevata per documenti di estrema sensibilità: frammenti ≤ 10mm² e larghezza particella 1 mm max (es.0.8x12 mm)
P-7 -  massima sicurezza: frammenti ≤ 5mm² e larghezza frammento 1mm max (es. 0.8x5mm)
DISTRUGGIDOCUMENTI REXEL ALPHA
Distruggi documenti molto economico che aiuta nello smaltimento della carta prodotta quotidianamente in ambito domestico (bollette, appunti, post-it, ecc.).
Taglio a strisce, livello di sicurezza P1, velocità di taglio 3mpm, cestino da 10 litri, estetica sobria e gradevole grazie alle forme arrotondate e al colore nero opaco.
Può distruggere fino a 5-6 fogli di carta standard per volta, eliminando anche clip e punti metallici.
Ideale per l’ordinaria gestione della carta anche in uffici che producono poco materiale cartaceo.
DISTRUGGIDOCUMENTI FELLOWES AF-500C
Distruggidocumenti professionale ad alta efficienza, silenzioso e performante, equipaggiato con modalità riposo e blocco intelligente per chiusura automatica del cassetto.
Dotato di tecnologia per taglio a frammento con livello di sicurezza DIN 4 che garantisce uno standard elevato anche per documenti confidenziali.
E’ in grado di distruggere anche CD e carte di credito: con una capacità di taglio fino a 500 fogli alla volta si presenta come il prodotto ideale per grandi uffici multifunzionali.
Dalle forme gradevoli e arrotondate, ricorda esteticamente un condizionatore portatile e rappresenta quindi un oggetto che diviene facilmente familiare nell'ambiente di lavoro.
DISTRUGGIDOCUMENTI DAHLE R022084
Con un cestino da 25lt, la tecnologia di taglio a frammento e una velocità di 6mpm questo distruggidocumenti economico da scrivania ha un elevato rapporto qualità-prezzo, tra i migliori della categoria.
Si colloca idealmente in piccoli uffici e ambienti professionali dove occorre smaltire rapidamente documenti, carte di credito scadute e CD-ROM.
Il livello di sicurezza P3 assicura un buon livello di frammentazione riducendo al minimo la possibilità di ricostruzione dei documenti.
Grazie al prezzo e alle dimensioni contenute, è un prodotto utilizzabile anche in ambito domestico laddove vi sia una produzione di carta più alta della media, per esempio in famiglie con ragazzi in età scolare o nel caso vi sia una parte dell’attività professionale svolta tra le mura domestiche.
DISTRUGGIDOCUMENTI DAHLE R022080 AUTOFEEDER
Distruggidocumenti professionale ad elevata capacità e facilità d’uso grazie all’alimentatore automatico di documenti disponibile di serie, in grado di distruggere anche clip metalliche, CD e carte di credito.
Consente di distruggere fino a 80 fogli per volta ed è dotato di avvio automatico tramite fotocellula.
Non particolarmente ingombrante, si colloca con grande facilità nell’ambiente di lavoro grazie alle ruote in dotazione.
Di estetica gradevole grazie alla doppia colorazione nero e argento, riduce i documenti in particelle molto piccole in linea con lo standard P4, quindi con un elevato grado di protezione della Privacy di quanto viene distrutto, rendendolo quindi adatto anche ad ambienti di lavoro in cui si trattano documenti confidenziali.
Completano la dotazione la modalità stand-by automatica per il risparmio energetico e l'arresto automatico.